對(duì)于會(huì)議活動(dòng)的策劃，前期的準(zhǔn)備、中期的實(shí)施和后期的實(shí)施都會(huì)做得很輕松。那么，會(huì)議活動(dòng)策劃的前期準(zhǔn)備需要我們做什么呢？
1.確定會(huì)議的目的: 在商務(wù)會(huì)議的策劃中，首先要明確會(huì)議的目的，這是會(huì)議的核心部分。確定好研究目的之后，可以通過(guò)列出會(huì)議的議題，這里我們可以將議題分為作為一個(gè)企業(yè)主要議題和其他幾個(gè)小議題。
2.確定會(huì)議地點(diǎn):會(huì)議地點(diǎn)一般選擇在酒店或企業(yè)的會(huì)議室，可以綜合考慮會(huì)議性質(zhì)和參會(huì)人數(shù)來(lái)確定。可以通過(guò)列出多個(gè)備選地點(diǎn)，逐一進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，主要問(wèn)題需要看場(chǎng)地的地理空間位置、交通環(huán)境因素、內(nèi)部管理設(shè)施、相關(guān)活動(dòng)承載經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)發(fā)展能力等，再擇優(yōu)選擇。
3、確定會(huì)議流程：會(huì)議的流程一般包括嘉賓入場(chǎng)簽到、領(lǐng)導(dǎo)講話、PPT講解等，流程的設(shè)計(jì)應(yīng)以高效為原則，需要?jiǎng)h除不必要的環(huán)節(jié)。以簽到為例，如果是一個(gè)大型企業(yè)會(huì)議，嘉賓比較多，若還是我們采用中國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)簽到，不僅學(xué)習(xí)效率低，還容易出錯(cuò)，這里主要可以試一下大屏互動(dòng)簽到，嘉賓掃碼即可通過(guò)完成簽到，信息系統(tǒng)自動(dòng)錄入后臺(tái)，也方便管理，效率能提升不少。
4、確定會(huì)議邀請(qǐng)的嘉賓：這也就是需要我們根據(jù)會(huì)議的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行安排。以新品信息發(fā)布會(huì)為例，一般要邀請(qǐng)我們公司進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)內(nèi)知名人士、媒體作為記者等，確定好邀請(qǐng)的嘉賓之后，要提前通過(guò)發(fā)送邀請(qǐng)函，邀請(qǐng)函的選擇問(wèn)題可以用紙質(zhì)，或是中國(guó)電子邀請(qǐng)函，比較分析流行的有H5形式，或是大屏互動(dòng)活動(dòng)報(bào)名管理系統(tǒng)。
5、確定員工:今后的工作安排,c要注意合理的組織安排會(huì)場(chǎng)工作人員，對(duì)會(huì)場(chǎng)人員可以進(jìn)行企業(yè)管理系統(tǒng)培訓(xùn)。如果您正在計(jì)劃一個(gè)大型會(huì)議，請(qǐng)至少提前30天準(zhǔn)備，以便有足夠的時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)設(shè)計(jì)。
6、確定工作會(huì)議預(yù)算：會(huì)議的場(chǎng)地租賃、物資購(gòu)買等都需要我們不少企業(yè)資金管理支持，預(yù)算不同，會(huì)議的安排自己也是一個(gè)不同的。預(yù)算大了，折騰的花樣就多了。比如可以找專業(yè)的活動(dòng)策劃公司，這樣既能減輕主辦方的壓力，又能照顧到很多小細(xì)節(jié)。
7、準(zhǔn)備工作會(huì)議物料：會(huì)議進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的大部分物料是需要我們經(jīng)過(guò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的。包括工作會(huì)議的背景版、簽到臺(tái)、播放的PPT背景等，物料的設(shè)計(jì)應(yīng)兼顧經(jīng)濟(jì)實(shí)用、體驗(yàn)和美觀。
8、會(huì)議彩排：建議可以提前一到兩天多彩排幾次，將出現(xiàn)的問(wèn)題需要解決掉，這樣在會(huì)議管理活動(dòng)當(dāng)天我們就可以有效避免了。
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